只要你奔波于忙碌的職場，每天就會有一個共同的“工作”要做——那就是，回答問題。
這些問題來自上司、同事、下屬或客戶。有些人面對問題，容易慌亂不堪。“我喜歡寫郵件解答問題。這時候我條理清晰，有理有據(jù)，甚至幽默輕松。”很多人會說：“面對大家的提問，尤其是上司的質(zhì)詢，我卻總是表現(xiàn)欠佳。往往發(fā)言完，我又會在心里，一遍遍重新組織語言，回答剛才的問題。如果再讓我回答一遍，肯定會說的更好。可當(dāng)時就是講得含混不清……真沮喪！”
問答是最基本的交流方式，也是職場中感情溝通的重要環(huán)節(jié)。一個失敗的回答不但會讓你魅力減分，甚至還會帶來工作損失。
日本溝通學(xué)專家櫻井弘和內(nèi)山辰美通過長期的研究發(fā)現(xiàn)：“回答問題的技巧不是與生俱來的能力。只有學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)的技巧，才能讓你成為一個高明的應(yīng)答者。”
1.確定提問的內(nèi)容
有些人總是迅速作答，似乎反應(yīng)敏捷。但很多時候我們答非所問，就是因為沒有弄清對方的真正意圖。老板問馬佳：“最近工作遇到什么問題了嗎？”馬佳立刻想到昨天把材料送錯了：“很抱歉，昨天的事是這樣的……”老板一頭霧水：“我只是想了解一下項目的進(jìn)展，看看你會遇到什么困難……”
確定提問的內(nèi)容是回答的關(guān)鍵。這時候，反問就是一種回答，表明你認(rèn)真傾聽的態(tài)度，“你的意思是不是……”、“你希望了解的是不是……”這不但讓你有時間整理思路，而且也能讓對方感覺你是個嚴(yán)謹(jǐn)而沉著的人。否則，一知半解就滔滔不絕，結(jié)果很可能是你說了半天，卻完全不在點子上。如果老板是個耐心有限的人，你表現(xiàn)自己的機(jī)會可就不多了。
2.回答要簡單明確
回答問題，尤其是老板的質(zhì)詢，要特別注意簡潔明確，揀最重要的說。盡量不要使用“好像”、“大概”這樣的詞匯。要命的是，有的人幾乎把這樣的詞匯當(dāng)作口頭禪了。老板問“為什么樣品沒有準(zhǔn)時出來？”Candy答，“好像……應(yīng)當(dāng)是……前天已經(jīng)和廠家溝通過了，因為產(chǎn)品從來沒有在這么短的工期里趕制出來，所以……大概比我們預(yù)定的時間稍微遲了一點。”如果老板默不作聲，不要以為他正豎著耳朵聽得認(rèn)真，很可能，他已經(jīng)被這種含糊其詞激怒了。
要做到簡單明了，有兩個技巧可以幫忙：一是多用短句；二是先說結(jié)論再說推測。“前天和廠家討論過。主要有兩點原因：一是樣品的工期；二是確認(rèn)樣品的標(biāo)準(zhǔn)。工期只有兩周非常緊張，我們事先估計的趕制條件并不充足……”如果Candy這樣說，是不是就好多了？
3.如何應(yīng)對特殊問題
⑴被問到不明白的問題
故作高明、口若懸河其實是愚蠢的。坦然告知對方“很抱歉，這個問題我現(xiàn)在還不知道”。如有必要，簡單解釋一下理由，并強(qiáng)調(diào)“如果需要，我回去調(diào)查之后再回答。”
⑵被問到不想回答的問題
“聽說你前一段住院了，什么病呀？”對方是出于關(guān)心，而你卻覺得這很隱私，面帶氣惱地說“別哪壺不開提哪壺”，對方定會十分尷尬。最好的做法是打擦邊球。你可以笑著說：“我這輛跑車很久沒有年檢了，該保養(yǎng)了，哈哈……”類似的問題還有“你現(xiàn)在每月掙多少？”這樣的好奇者隨處可見。你可以說“沒多少，不過這里團(tuán)隊氣氛不錯。”
還有，應(yīng)付那些信譽(yù)不好的借錢者，你完全可以坦率地回答：“抱歉，我手頭也很緊，實在無法借給你……”對于這些尷尬問題，不妨事先準(zhǔn)備幾套應(yīng)對的方案，這樣就不至于臨時慌張無措了。
⑶被問到最擅長的問題
難道這不正是求之不得么？不。不客氣地說，正是這樣的想法才最容易導(dǎo)致溝通失敗。最擅長回答的問題通常有兩種：被問過多遍的問題；屬于你本專業(yè)的問題。回答前一種問題最需要注意的是態(tài)度。雖然答案你已經(jīng)倒背如流，但對方卻可能一無所知，于是你要耐心呼應(yīng)對方的詢問。對第二種情況，你要考慮的是對方能聽懂多少，最關(guān)心的問題是什么。如果你滔滔不絕，對方卻可能如聞天書，且興味索然。
